Individuelle WebApps

In vielen Unternehmen werden wiederkehrende Vorgänge immer noch manuell abgearbeitet, obwohl viele davon automatisiert oder zumindest vereinfacht werden könnten.

Gibt es in Deinem Unternehmer Abläufe, die automatisiert werden können?

Wie wird ein Kundenauftrag von Erteilung bis Abschluss behandelt? Vielleicht mit viel Papier, manuellen E-Mails und Telefonaten? Oder erhält bereits jeder Beteiligte zum richtigen Zeitpunkt die entsprechenden Informationen?

Wird bei Dir im Unternehmen noch viel Papier in Ordnern verstaut? Oder hat bereits jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt vom jedem Ort der Welt aus Zugriff auf die Informationen und Dateien, die ihn betreffen?

Wie wird die Kundenanfrage in Deinem Unternehmen bearbeitet? Ausgedruckt und händisch in Outlook eingetragen? Oder werden die Anfragen bereits automatisch in die Kunden-Management-Software übertragen und dem passenden Mitarbeiter zugeordnet?

Unzählige Möglichkeiten

Genau so vielfältig wie die Anforderungen der unterschiedlichsten Unternehmen sind auch die Möglichkeiten, die eine individuell entwickelte WebApp bietet. Optimalerweise haben ide richtigen Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Informationen, die sie benötigen, ohne jemanden anders fragen zu müssen.

Optimalerweise wird so wenig Papier wie nötig benutzt, denn Papier ist nicht dezentral verfügbar, d.h. es muss immer jemand physisch Zugriff auf die entsprechenden Ordner und Ablagen haben.

Mehr Produktivität, mehr Zeit, mehr Geld

Die Eliminierung immer wiederkehrender, nicht effizienter, kleinen Aufgaben erhöht die Produktivität, spart Zeit, ermöglicht deutlich schnellere Abläufe, spart dadurch Geld und sorgt für ein angenehmes Betriebsklima, denn jeder Mitarbeiter kann sich auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich wichtig sind.

WebApps

 

Drei Beispiele für optimierte Firmenabläufe

Ich möchte Dir nachfolgend drei Beispiele zeigen, wie ich in verschiedenen Unternehmen geholfen habe, nervige, zeit- und geldfressende Abläufe zu optimieren oder gar zu elimieren. Die Mitarbeiter können sich seitdem auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, sparen viel Papier, Zeit & Geld und haben deutlich schneller Zugriff auf die notwendigen Akten und Dateien.

Tourenplaner

Einer meiner Kunden führt einen Reinigungsdienst für Gardinen, Teppiche, Polster etc. inklusive kostenfreier Abholung & Lieferung in Hamburg.

Um die Bearbeitung jedes einzelnen Kundenauftrags zu erleichtern, haben wir ein System entwickelt, das den Kundenauftrag von Bestellung im Online-Shop bis hin zur Abnahme durch den Kunden begleitet.

Von der Auftragserteilung direkt zum Fahrer

Ein Kunde erteilt im Online-Shop einen Auftrag. Dieser Auftrag wird automatisch in den Tourenplaner übernommen. In diesem Tourenplaner kann Administrator die Route des jeweiligen Tages festlegen. Nach Freigabe der Route erhält der firmeneigene Fahrer eine Benachrichtigung auf sein Mobiltelefon. Dort öffnet er seinen eigenen Fahrer-Zugang zum Tourenplaner und erhält sofort Übersicht auf all seine heutigen Fahrten.

Die Adressen sind zusätzlich mit Google Maps verknüpft, um sich direkt zum Kunden navigieren lassen zu können. Vor Ort beim Kunden sieht der Fahrer auf einen Blick, was zu tun ist, welche Textilien abgeholt oder geliefert werden müssen und welchen Betrag der Kunde ggfs. in bar zu entrichten hat.

Darüber hinaus kann der Kunde direkt auf dem Mobiltelefon eine Unterschrift leisten, um zu bestätigen, dass der Auftrag erfolgreich durchgeführt wurde.

Enorme Zeitersparnis, weniger Papierkram

Ich habe schon einige Jahre, bevor wir dieses System integriert haben, mit dem Kunden zusammengearbeitet und gesehen, wie komplex die manuelle Steuerung dieser Prozesse sind. Jetzt ist die Planung der täglichen Route innerhalb von fünf Minuten möglich, vorher hat dieser Vorgang zwei Stunden gebraucht. Zudem können die Aufträge nun komplett papierlos bearbeitet werden.

Datenschutz-Portal

Einer meiner Kunden ist in der Erstellung von Einfamilien-, Doppel-, & Mehrfamilienhäusern tätig und muss regelmäßig Kontaktdaten der eigenen Kunden an Architekten und Handwerker weitergeben, um den reibungslosen Bauablauf zu gewährleisten.

Datenschutz & DSGVO

Spätestens seit der DSGVO sollte die Genehmigung dafür vom Kunden eingeholt werden. Eine manuelle Verwaltung und Einholung kann schnell in Zettelwirtschaft enden. Daher habe ich ein Datenschutz-Portal entwickelt, das die Erteilung & Änderung der Genehmigung weitesgehend automatisiert.

Ein Mitarbeiter der Firma trägt lediglich den Namen und die E-Mail-Adresse des Kunden ein. Abschließend wird automatisch eine E-Mail gesendet. Über einen Link in dieser E-Mail gelangt der Kunde zu seiner nur für ihn sichtbaren Seite, auf der er sämtliche Datenschutz-Genehmigungen erteilen und auch wieder revidieren kann.

Der Kunde erhält eine Bestätigung seiner Genehmigungen und die Firma wird automatisch über die erteilten Genehmigungen benachrichtigt. Der Kunde kann jederzeit wieder zu dieser Seite zurückkehren und die Datenschutz-Einstellungen verändern.

Manuelle Aufgaben fallen fast komplett weg

So wird der manuelle Aufwand für die Mitarbeiter der Baufirma auf ein Minimum reduziert. Außerdem haben die Kunden die Möglichkeit, alle Einstellungen selbst vorzunehmen, ohne dass sie auf die Erreichbarkeit eines Mitarbeiters angeweisen sind.

Kundenverwaltung

Eine individuelle auf das Unternehmen zugeschnittene Kundenverwaltungssoftware habe ich bereits mehrfach umgesetzt.

In allen Fällen gab es Anforderungen, die sehr speziell war und von keiner Standardsoftware abgedeckt wurde - zumindest nicht ohne sehr lange Einarbeitungszeiten.

Bundesweite Kontaktanfragen mit automatischer Zuordnung

In einem Fall war es z.B. so, dass über das Kontaktformular auf der Website Anfragen aus ganz Deutschland eingingen. Bevor wir die Software eingesetzt haben, hat ein Mitarbeiter in eine Postleitzahlen-Liste geschaut, wer der richtige Regionalpartner zu der PLZ der Anfrage ist. Dann wurde die E-Mail an diesen Regionalpartner weitergeleitet. Dort wurden die Kontaktdaten manuell in ein Adressbuch eingegeben und der Kunde konnte kontaktiert werden.

Dieser Vorgang wurde von der Software automatisiert: Die Anfrage ging ein, das System hat die PLZ erkannt und die Anfrage automatisch an den zugehörigen Regionalpartner weitergeleitet. Allerdings nicht als E-Mail, sondern systemintern. D.h. die Kundendaten wurden automatisch in das Adressbuch eingetragen und der Regionalpartner erhielt in seinem Dashboard eine Benachrichtigung. Er konnte den Kunden nun direkt und ohne Verzögerung kontaktieren.

Globale Datenablage

Im Baugewerbe greifen viele Hände ineinander und es brauchen viele Menschen gleichzeitig Zugriff auf verschiedene Unterlagen. Vor Einsatz der Software wurden sämtliche Verträge, Bauzeichnungen, Korrespondenz, Protokolle und Bilder in Aktenordnern in der Zentrale gelagert.

Brauchte nun ein Mitarbeiter, der z.B. auf der Baustelle unterwegs war, Zugriff auf bestimmte Unterlagen, hat er in der Zentrale angerufen und sich die Unterlagen entsprechend manuell zusenden lassen.

Mit Inbetriebnahme der Verwaltungssoftware wurde dieser Vorgang erheblich vereinfacht. Sämtliche Dokumente wurden digitalisiert und zentral auf einem Server gespeichert. Heute lässt sich das mit verschiedenen Cloud-Lösungen noch effizienter erledigen.

Benötigte ein Mitarbeiter nun bestimmtes Dokument, konnte er jederzeit von jedem Ort der Welt aus über seinen Computer oder sein Smartphone darauf zugreifen, ohne dass jemand manuell eine Akte heraussuchen müsste. Jedes einzelne Dokument ließ sich außerdem mit Benutzerrechten versehen. D.h. ein Bauleiter hatte z.B. Zugriff auf sämtliche Zeichnungen, Baustellenprotokolle, Ausstattungslisten etc., aber nicht auf die Verträge oder Buchhaltungsdokumente, die er für seine tägliche Arbeit nicht benötigt.

Erkennst Du Abläufe in Deinem Unternehmen, die sich optimieren lassen?

Die Möglichkeiten sind schier unendlich. Mit Hilfe Deiner Kreativität und meiner Erfahrung (und Deiner Erfahrung und meiner Kreativität) können wir viele Abläufe optimieren, digitalisieren und automatisieren. Dein Unternehmen kann dadurch viel Zeit und Geld sparen, die Produktivität erhöhen und das Betriebsklima verbessern.

Lass uns über Deine Ideen sprechen!

Ich lade Dich ein, dass wir uns mal per Telefon, Skype oder Zoom ein paar Minuten Zeit nehmen, um herauszufinden, welche Möglichkeiten es gibt, um die Produktivität in Deinem Unternehmen auf das nächste Level zu heben.

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